Zaproszenie do udziału w postępowaniu ofertowym mającym na celu wyłonienie brokera ubezpieczeniowego

Zarząd Powiatowego Centrum Zdrowia w Brzezinach Spółka z o.o. z siedzibą w 95-060 Brzeziny ul. M. Skłodowskiej Curie 6 zaprasza do wzięcia udziału w postępowaniu ofertowym mającym na celu wyłonienie brokera ubezpieczeniowego.

I. WARUNKI STAWIANE OFERENTOM DOPUSZCZAJĄCE DO UDZIAŁU W POSTĘPOWANIA

W postępowaniu mogą wziąć udział Oferenci, którzy:

  1. Nie zalegają z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenie zdrowotne lub społeczne.
  2. Nie są wykonawcą w stosunku do którego ogłoszono upadłość likwidacyjną i układową.
  3. Prowadzą nieprzerwaną działalność brokerską na polskim rynku ubezpieczeniowym od minimum 5 lat, oraz są w sytuacji finansowej i ekonomicznej zapewniającej należyte wykonanie zamówienia.
  4. Posiadają aktualne ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzenia działalności brokerskiej zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 24 czerwca 2005 r. w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej z tytułu wykonywania działalności brokerskiej. (j.t. Dz. U. z 2015 r. poz. 75).
  5. Posiadają doświadczenie w pracy związanej z ubezpieczeniami podmiotów leczniczych w tym w szczególności prowadzących działalność w zakresie lecznictwa zamkniętego, posiadających powyżej 180 łóżek szpitalnych.tj.: w okresie 2015-2017 pośredniczyli w zawarciu co najmniej 20 umów kompleksowego ubezpieczenia mienia i odpowiedzialności cywilnej.
  6. Posiadają na dzień składania oferty w swojej bieżącej obsłudze minimum 10 aktywnych umów o świadczenie usług brokerskich na rzecz podmiotów leczniczych prowadzących działalność w zakresie lecznictwa zamkniętego, posiadających powyżej 300 łóżek szpitalnych.
  7. Dysponują odpowiednim potencjałem kadrowy tzn:
    • zatrudniają co najmniej 10 osób posiadających uprawnienia do wykonywania czynności brokerskich (osoby legitymujące się zdanym egzaminem przed Komisją Egzaminacyjną dla Brokerów Ubezpieczeniowych, mających doświadczenie w obsłudze brokerskiej podmiotów leczniczych co najmniej przez 3 lata);
    • zatrudniają lub współpracują ze specjalistami prawa medycznego i zdrowia publicznego.
  1. Dysponują co najmniej 2 specjalistami w zakresie administrowania szkodami, którzy obsługują podmioty lecznicze co najmniej przez 3 lata.
  2. Przedstawią oświadczenie o bezszkodowym przebiegu ubezpieczenia z polisy OC z tytułu wykonywania działalności brokerskiej z ostatnich 3 lat.
  3. Przedstawią koncepcję obsługi brokerskiej Szpitala w zakresie ubezpieczeń wraz z propozycją formy reakcji oraz sposobami rozwiązywania podstawowych problemów z zakresu obsługi ubezpieczeniowej oraz likwidacji szkód   (maksymalnie 15 stron A4 ), która będzie uwzględniała następujące obszary:
    • nieodpłatny audyt dotychczasowej sytuacji ubezpieczeniowej;
    • bezpośrednie wsparcie pracowników naszego podmiotu w zbieraniu ankiet medycznych;
    • optymalizacje programów ubezpieczeniowych (w tym minimalizację płaconej składki ubezpieczeniowej);
    • profesjonalną obsługę szkód w tym zwłaszcza wynikających z roszczeń pacjentów obejmującą:
      a/ koordynację przebiegu likwidacji szkód w mieniu i wypłaty odszkodowania,
      b/ wsparcie w relacjach z ubezpieczycielem, rozstrzyganiu i weryfikacji szkód osobowych;
    • pomoc w weryfikacji umów ubezpieczenia podmiotów powiązanych/ podwykonawców/ personelu medycznego i sponsorów;
    • szkolenia skierowane do personelu medycznego mające na celu minimalizację pojawienia się ryzyka roszczeń pacjentów;
    • pomoc przy uzyskiwaniu środków finansowych z programów prewencyjnych ubezpieczycieli.
  1. Udostępnią system IT do administrowania polisami i zarządzania ryzykiem.
  2. Złożą oświadczenie, że niezwłocznie zareagują na zgłoszony przez Szpital problem, jednak nie później niż w czasie do 24 godzin przypadających na dni robocze.
  3. Posiada oddział na terenie województwa łódzkiego.

Nie spełnienie któregokolwiek z powyższych warunków skutkuje odrzuceniem oferty.

II.  PRZEDMIOT I ZAKRES ŚWIADCZENIA USŁUG PRZEZ BROKERA

Do zadań brokera ubezpieczeniowego należeć będzie w szczególności:

  1. Identyfikacja i analiza ryzyka ubezpieczeniowego związanego z działalnością Zamawiającego.
  2. Opracowanie koncepcji obsługi ubezpieczeniowej dla Zamawiającego, przy wykorzystaniu dotychczasowej historii szkodowej Zamawiającego – szczegółowego, kompleksowego programu ubezpieczeniowego oraz alternatywnych form zabezpieczenia ryzyk.
  3. Ocena ryzyka ubezpieczeniowego i formy zabezpieczenia tj. identyfikacja i analiza ryzyk oraz zagrożeń związanych z działalnością Zamawiającego, oraz wskazanie ryzyk ubezpieczeniowych wymagających ochrony ubezpieczeniowej z uwzględnieniem obligatoryjnego lub fakultatywnego charakteru objęcia tą ochroną.
  4. Sporządzenie pisemnej rekomendacji sposobów ubezpieczenia, alternatywnych form zabezpieczenia ryzyk ubezpieczeniowych lub transferu ryzyk ubezpieczeniowych Zamawiającego.
  5. Opracowanie procedur związanych ze zgłaszaniem powstałych szkód i zdarzeń. Sprawdzanie poprawności umów ubezpieczeniowych i polis wystawionych przez ubezpieczyciela.
  6. Nadzór nad bieżącą obsługą ubezpieczeń zawartych przez Zamawiającego, w tym kontrola terminów płatności składek ubezpieczeniowych oraz dokonywanie tzw. doubezpieczeń. Informowanie Zamawiającego z wyprzedzeniem o terminach wznowień oraz terminach płatności kolejnych składek.
  7. Współpraca z Zamawiającym w zakresie ubezpieczania nowych zakresów działalności lub w przypadku dokonania zakupu mienia podlegającego ubezpieczeniu.
  8. Uczestniczenie w procedurach likwidacji szkód między innymi poprzez doradztwo dotyczące redukcji skutków poszczególnych szkód, dokonywanie zgłoszeń, kontrola dokumentacji szkodowej, pomoc w formułowaniu roszczeń, udział w negocjacjach i dochodzeniu roszczeń, sporządzanie raportów szkodowych i inne czynności niezbędne w tym zakresie.
  9. Wsparcie w zakresie zarządzania ryzykiem medycznym w podmiocie leczniczym.

III.  ISTOTNE POSTANOWIENIA UMOWY SERWISU BROKERSKIEGO

  1. Wykonawca (Broker) w przypadku powstania szkody w majątku Zamawiającego, wynikającej z winy Brokera lub w przypadku braku należytej staranności w wykonaniu umowy lub nie wywiązania się z warunków umowy poniesie odpowiedzialność cywilną.
  2. Umowa zostanie zawarta na czas nieokreślony z możliwością 3 miesięcznego okresu wypowiedzenia.
  3. W przypadku rażącego naruszenia warunków umowy przez Wykonawcę, może ona zostać wypowiedziana przez Zamawiającego ze skutkiem natychmiastowym.
  4. Wszelkie zmiany umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
  5. W sprawach nieuregulowanych umową zastosowanie mają przepisy ustawy z dnia 22 maja 2003 r. o pośrednictwie ubezpieczeniowym (t.j. Dz. U. Nr 124, poz. 1154 z późn. zm.) oraz Kodeksu cywilnego.
  1. Wszelkie opracowania i analizy wykonane przez Brokera stanowią własność Zamawiającego.
  2. Broker będzie świadczył usługi brokerskie w zakresie ubezpieczeń zgodnie z Ustawą z dnia 22 maja 2003 r. o pośrednictwie ubezpieczeniowym (Dz.U. Nr 124, poz. 1154 z późn. zmianami).
  3. Koszty powyższych czynności Broker pokrywa ze środków własnych.
  4. Wynagrodzenie Brokera stanowić będzie prowizja brokerska wypłacana przez ubezpieczyciela wybranego przez Zamawiającego

IV. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY

  1. Każdy Oferent może złożyć tylko jedną ofertę.
  2. Oferta oraz wszystkie dołączone do niej dokumenty muszą być sporządzone w języku polskim, pismem maszynowym, w formie wydruku komputerowego lub inną trwałą i czytelną techniką.
  3. Wszystkie dokumenty tworzące ofertę należy złożyć w oryginale lub formie kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentowania Oferenta.
  4. Wszelkie oświadczenia muszą być podpisane przez osoby do tego uprawnione.
  5. Oferent ma możliwość zmiany lub wycofania złożonej oferty przed upływem terminu składnia ofert, poprzez złożenie pisemnego oświadczenia o wycofaniu lub zmianie oferty.
  6. Oferent nie może dokonać zmian ani też wycofać oferty po upływie terminu jej składnia.
  7. Wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty muszą być parafowane i datowane własnoręcznie przez osobę podpisującą ofertę.
  8. Wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty ponosi Oferent.
  9. W przypadku, gdy oferta, oświadczenia lub dokumenty będą zawierały informacje, stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, Oferent winien, nie później niż w terminie składania ofert, w sposób nie budzący wątpliwości zastrzec, które informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa.
  10. Oferent umieści ofertę w nieprzejrzystej zaklejonej kopercie i opisze ją podając nazwę firmy brokerskiej wraz z adresem wraz z dopiskiem: ,,Konkurs na wybór brokera ubezpieczeniowego”

V.  MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT

Ofertę należy złożyć w siedzibie Zamawiającego w nieprzekraczalnym terminie:
do 22 czerwca 2018 r. do godziny 15:00.
Oferty złożone po tym terminie zostaną zwrócone bez otwierania (upublicznienia)
W przypadku wysłania oferty pocztą lub kurierem obowiązuje data i godzina wpływu oferty do sekretariatu Zamawiającego.

VI . WYMAGANE DOKUMENTY WRAZ Z OFERTĄ:

  1. Aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu prezentacji oferty.
  2. Oświadczenie, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków lub że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu
  3. Oświadczenie, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem opłat oraz składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne, lub oświadczenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu prezentacji oferty.
  4. Kopia aktualnej polisy ubezpieczeniowej odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzenia działalności brokerskiej.
  5. Wykaz podmiotów leczniczych w tym w szczególności prowadzących działalność w zakresie lecznictwa zamkniętego, posiadających powyżej 180 łóżek szpitalnych.tj.: dla których Oferent pośredniczył w okresie 2015-2017 w zawarciu umów kompleksowego ubezpieczenia mienia i odpowiedzialności cywilnej z wskazaniem dat zawarcia umów.
  6. Wykaz podmiotów leczniczych prowadzących działalność w zakresie lecznictwa zamkniętego, posiadających powyżej 180 łóżek szpitalnych obsługiwanych na dzień składania oferty wraz z podaniem danych adresowych umożliwiających ich identyfikację.
  7. Wykaz potencjału kadrowego, tzn. zatrudnionych osób posiadających uprawnienia do wykonywania czynności brokerskich (osoby legitymujące się zdanym egzaminem przed Komisją Egzaminacyjną dla Brokerów Ubezpieczeniowych, mających doświadczenie w obsłudze brokerskiej podmiotów leczniczych co najmniej przez 3 lata).
  8. Oświadczenie o dysponowaniu co najmniej 2 specjalistami w zakresie administrowania szkodami, którzy obsługują podmioty lecznicze co najmniej przez 3 lata oraz o zatrudnieniu (współpracy) ze  specjalistami prawa medycznego i zdrowia publicznego
  9. Oświadczenie o bezszkodowym przebiegu ubezpieczenia OC z tytułu wykonywania działalności brokerskiej w ostatnich 3 latach.
  10. Koncepcja obsługi brokerskiej Szpitala w zakresie ubezpieczeń wraz z propozycją formy reakcji oraz sposobami rozwiązywania podstawowych problemów z zakresu obsługi ubezpieczeniowej oraz likwidacji szkód( maksymalnie 15 stron A4 ) wraz z korzyściami wynikającymi ze współpracy z brokerem.
  11. Informację odnośnie zakresu działania systemu IT do administrowania polisami i zarządzania ryzykiem.
  12. Oświadczenie, że o niezwłocznej reakcji na zgłoszony przez Szpital problem, jednak nie później niż w czasie do 24 godzin przypadających na dni robocze.
  13. Oświadczenie o posiadaniu siedziby działalności na terenie województwa łódzkiego.

VII.  OPIS SPOSOBU WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY

  • Wyboru Oferenta dokona Komisja powołana przez Zamawiającego.
  • Prowadzone postępowanie jest jawne, jednak Komisja będzie wykonywała swoje czynności na posiedzeniach zamkniętych.
  • Komisja dokona oceny spełniania warunków formalnych przez wszystkich Wykonawców.
  • Oferty niespełniające wymagań zostaną odrzucone.
  • W toku badania złożonych ofert Komisja może żądać udzielenia wyjaśnień, co do treści złożonej oferty.
  • Postępowanie jest ważne choćby wpłynęła tylko jedna oferta spełniająca wymagania niniejszego Regulaminu

    • VIII.  KRYTERIA OCENY OFERT

    1. Doświadczenie na rynku brokerskim w RP
      a) od 5 do 10 lat – 5 pkt.
      b) od 10 i 15 lat – 10 pkt.
      c) powyżej 15 lat – 15 pkt.
    2. Posiadają doświadczenie w pracy związanej z ubezpieczeniami podmiotów leczniczych w tym w szczególności prowadzących działalność w zakresie lecznictwa zamkniętego, posiadających powyżej 180 łóżek szpitalnych.tj.: w okresie 2015-2017 pośredniczyli w zawarciu umów kompleksowego ubezpieczenia mienia i odpowiedzialności cywilnej.
      a) od 10 do 20 umów – 5 pkt.
      b) od 21 do 30 umów – 10 pkt.
      c) 31 i więcej umów – 15 pkt.
    3. Liczba aktywnych umów o świadczenie usług brokerskich na rzecz podmiotów leczniczych prowadzących działalność w zakresie lecznictwa zamkniętego, posiadających powyżej 180 łóżek szpitalnych.
      a) od 5 do 10 podmiotów – 5 pkt.
      b)od 10 do 15 podmiotów – 10 pkt.
      c)16 i więcej podmiotów – 15 pkt.
    4. Potencjał kadrowy- osoby posiadające uprawnienia do wykonywania czynności brokerskich (osoby legitymujące się zdanym egzaminem przed Komisją Egzaminacyjną dla Brokerów Ubezpieczeniowych, mających doświadczenie w obsłudze brokerskiej podmiotów leczniczych co najmniej przez 3 lata).
      a) od 10 do 12 osób -5 pkt.
      b) od 12 do 15 osób – 10 pkt.
      c) powyżej 15 osób – 15 pkt.
    5. Koncepcja obsługi brokerskiej Szpitala – opracowanie własne oferenta (maksymalnie 15 stron A4).
      od 0 do 20 pkt.
    6. Korzyści płynące ze współpracy z brokerem (od 0 do 10 pkt.)
    7. System IT do rejestrowania zdarzeń niepożądanych (od 0 do 10 pkt.)

    IX.  Postanowienia końcowe

    1. Zamawiający podejmie współpracę z Wykonawcą który uzyska największą liczbę punktów w terminie do 10 dni od daty ogłoszenia wyniku postępowania.
    2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do:
      – zmian warunków konkursu, jednak nie później niż przed upływem terminu składania z możliwością jednoczesnego przedłużenia konkursu.
      – unieważnienia konkursu w każdym terminie bez podawania przyczyny
    3. Z tytułu odrzucenia oferty nie przysługują Wykonawcy żadne roszczenia
    4. Zamawiający jednocześnie informuje że:
      – udzieli wyjaśnień dotyczących treści regulaminu konkursu, przy czym pytania należy przesłać w formie pisemnej na adres mailowy: sekretariat@szpital-brzeziny.pl
    5. Ogłoszenie o wyniku konkursu zostanie podane do publicznej wiadomości (strona szpital-brzeziny.pl i tablica ogłoszeń).

    Dokument do pobrania (format PDF):
    Zaproszenie do udziału w postepowaniu ofertowym mającym na celu wyłonienie brokera ubezpieczeniowego

    Opublikowano 14 czerwca 2018